Offerte opvolgen: wanneer, hoe vaak en met welke mail?

Volg een offerte op na 2 à 3 werkdagen met een korte mail die één concrete vraag stelt. Bel ongeveer een week na het versturen na, en sluit na twee à drie weken af met een laatste bericht. Een brochure per post maakt de opvolging tastbaar: vanuit uw CRM verstuurt Slim Folderen hem automatisch zodra de deal in de fase “Offerte verstuurd” komt.

Wanneer volgt u een offerte op?

Niet dezelfde dag: de ontvanger heeft tijd nodig om de offerte te lezen en intern te bespreken. Wacht ook niet te lang. Na een week of twee ligt uw voorstel vaak al naast dat van een concurrent, of is het onder ander werk verdwenen. Twee à drie werkdagen na het versturen is voor de meeste zakelijke offertes een goed eerste moment.

Het makkelijkst is het als u bij het versturen al afspreekt wanneer u contact opneemt: “Ik bel u donderdag om uw vragen door te nemen.” Dan is opvolgen een afspraak nakomen in plaats van aandringen, en weet de ontvanger wat hij kan verwachten.

Hoe vaak volgt u een offerte op?

• Dag 0: offerte per mail, deal op “Offerte verstuurd” en de brochure per post de deur uit
• Na 2 à 3 werkdagen: korte mail met één concrete vraag
• Na ongeveer een week: nabellen
• Na twee à drie weken: een laatste mail die het gesprek afsluit of openhoudt

Drie tot vier contactmomenten zijn voor de meeste offertes genoeg. Laat elk moment iets toevoegen: een antwoord op een vraag, een tweede variant, een referentie of een brochure. Een mail die alleen “even checkt” of de offerte is aangekomen, geeft de ontvanger geen reden om te reageren.

Voorbeeldmail 1: de eerste opvolging

Onderwerp: Uw offerte voor [project]

Beste [naam], dinsdag stuurde ik u de offerte voor [project]. Heeft u die kunnen bekijken? Als er onderdelen zijn waarover u twijfelt, licht ik ze graag toe in een gesprek van een kwartier. Komt donderdag of vrijdag u uit? Met vriendelijke groet, [naam]

Voorbeeldmail 2: een inhoudelijke aanvulling

Onderwerp: Aanvulling op de offerte voor [project]

Beste [naam], bij onze offerte nog één aanvulling: [de planning, een vergelijkbaar project of een tweede variant]. Ik heb u ook onze brochure per post gestuurd, zodat u die met uw collega’s kunt bespreken. Zal ik begin volgende week bellen om uw vragen door te nemen? Met vriendelijke groet, [naam]

Voorbeeldmail 3: de laatste opvolging

Onderwerp: Offerte [project]: nog actueel?

Beste [naam], ik heb nog niets van u gehoord over de offerte voor [project] en wil u niet blijven mailen. Heeft het onderwerp op dit moment geen prioriteit, dan hoor ik dat ook graag; dan neem ik over [periode] opnieuw contact op. De offerte is geldig tot [datum]. Met vriendelijke groet, [naam]

Houd opvolgmails kort. Laat de onderwerpregel naar de offerte verwijzen, stel één vraag per mail en stuur de offerte alleen opnieuw mee als daarom wordt gevraagd.

Offerte nabellen: zo pakt u het aan

Een mail is makkelijk te beantwoorden, maar twijfels en bezwaren komen in een gesprek sneller boven. Open daarom niet met “Heeft u mijn offerte ontvangen?”, maar met een vraag die het gesprek op gang brengt:

• Hoe is de offerte bij u en uw collega’s gevallen?
• Welke onderdelen wilt u nog toegelicht hebben?
• Wie beslist er verder mee, en wanneer valt het besluit?
• Wat zou u ervan weerhouden om ja te zeggen?

Noteer na het gesprek in uw CRM wat er is gezegd en plan meteen de volgende activiteit. Krijgt u niemand te pakken, spreek dan kort in en volg op met een mail die naar het telefoontje verwijst.

De fysieke tweede stap: een brochure per post

Een offerte per mail belandt tussen tientallen andere berichten. Een geadresseerde A4-brochure in een envelop komt op een andere plek binnen: op het bureau, en vaak in de map die meegaat naar het overleg waarin het besluit valt. Hij herinnert de ontvanger aan uw voorstel zonder dat u opnieuw mailt, en laat collega’s die de offerte niet hebben gezien zien wie u bent.

Daarvoor hoeft u niet zelf te printen of te frankeren. U uploadt uw brochure één keer als A4-PDF van 2 tot 28 pagina’s; Slim Folderen drukt hem per stuk en verstuurt hem via PostNL. Vóór 15:00 besteld: in Nederland binnen 2 werkdagen op de mat. Plan uw belmoment daarom na de verwachte bezorging, zodat de ontvanger de brochure in handen heeft als u belt.

Automatisch vanuit uw CRM bij “Offerte verstuurd”

In de meeste CRM’s heeft de pipeline een fase als “Offerte verstuurd”. Koppelt u die fasewijziging aan een webhook-campagne in Slim Folderen, dan gaat de brochure de deur uit zodra u de deal verplaatst. Zo werkt dat per systeem:

• Pipedrive: een automation met de fasewijziging van de deal als trigger en een webhook naar uw Slim Folderen-URL als actie, met naam en adres van de gekoppelde persoon en organisatie
• HubSpot: een workflow met de actie “Send a webhook”; naam, adres, postcode en plaats van het contact worden automatisch herkend
• Salesforce, Zoho CRM, Teamleader, Tribe CRM en andere CRM’s: een webhook vanuit de eigen automatisering van het CRM
• Zapier of Make: trigger op de fasewijziging, dan een POST via “Webhooks by Zapier” of de HTTP-module van Make, met naam en adres
• REST API: de order plaatsen vanuit uw eigen software, met een API-sleutel

Per campagne stelt u een budget, een daglimiet en een maximum per adres in, en kiest u of automatische aanvragen eerst uw akkoord nodig hebben. Zo krijgt niemand per ongeluk twee keer dezelfde brochure en blijven de kosten voorspelbaar.

1. 1

   Spreek een moment af

   Noem bij het versturen van de offerte wanneer u contact opneemt, en zet de deal in uw CRM op “Offerte verstuurd”.

2. 2

   Stuur de brochure per post

   Laat de fasewijziging in uw CRM een webhook naar Slim Folderen sturen, of verstuur de brochure handmatig vanuit het dashboard.

3. 3

   Mail na 2 à 3 werkdagen

   Een korte mail met één vraag: heeft u de offerte kunnen bekijken, en wanneer bespreken we hem?

4. 4

   Bel na

   Bel ongeveer een week na het versturen, als de brochure binnen is. Vraag naar twijfels, medebeslissers en de besluitdatum.

5. 5

   Sluit netjes af

   Geen reactie na twee à drie weken? Stuur een laatste mail en zet een vervolgdatum in uw CRM.

• Leads opvolgen →
• Brochure versturen vanuit Pipedrive →
• Brochure versturen vanuit HubSpot →
• Alle integraties →
• Direct mail voor bedrijven →
• Wat kost direct mail? →
• Direct mail voorbeelden →