Leads opvolgen: snel, in een vast ritme en ook per post
Leads opvolgen begint met snelheid: neem bij een inbound lead binnen enkele uren contact op, zolang de vraag nog vers is. Volg daarna een vast ritme van mail, telefoon en post over twee à drie weken, en leg elk contact vast in uw CRM. Een A4-brochure per post, automatisch verstuurd vanuit uw CRM of websiteformulier, houdt een warme lead warm tussen de gesprekken door.
Snelheid van het eerste contact
Wie een formulier invult of een demo aanvraagt, is op dat moment met het onderwerp bezig. Een paar uur later zit hij in ander werk; een paar dagen later heeft hij misschien al met een concurrent gesproken. Reageer daarom liefst binnen enkele uren, en in elk geval binnen de werkdag waarop de aanvraag binnenkwam.
Een snelle reactie hoeft geen lange te zijn: een korte mail met uw naam, een antwoord op de vraag en een voorstel voor een belmoment. Bel daarna. Wijs nieuwe leads automatisch toe in uw CRM, zodat ze niet in een gedeelde inbox blijven liggen tot iemand tijd heeft.
Warme leads opvolgen: ander tempo dan koude
Een warme lead heeft zelf contact gezocht: met een offerteaanvraag, een demo-aanvraag of een gedownloade brochure. Die volgt u snel en persoonlijk op. Een koudere lead, bijvoorbeeld iemand die u op een beurs sprak of via LinkedIn benaderde, heeft meer context nodig en een rustiger tempo. Leg per bron vast welk ritme past, zodat iedereen in het team hetzelfde doet.
Een opvolgritme met mail, bellen en post
- Dag 0: reactie per mail of telefoon, met een antwoord op de vraag en een voorstel voor een gesprek
- Dag 1 à 2: bellen als er nog geen afspraak staat
- Na ongeveer een week: een mail met iets nieuws, zoals een voorbeeld, een referentie of een korte uitleg
- In dezelfde week: een brochure per post, zodat de lead iets in handen heeft om door te geven
- Na twee à drie weken: een laatste mail of telefoontje, en de lead in uw CRM op een vervolgdatum zetten
Wissel de kanalen af. Wie uw mails niet opent, neemt soms wel de telefoon op; wie niet opneemt, opent misschien wel de envelop op zijn bureau. Geeft een lead aan geen interesse te hebben, stop dan en noteer de reden in uw CRM. Dat helpt bij een volgende poging over een paar maanden.
Inbound leads uit een websiteformulier
Inbound leads opvolgen gaat het makkelijkst als het formulier meteen de juiste gegevens vraagt. Biedt u een brochure per post aan, vraag dan naast naam en e-mailadres ook bedrijfsnaam en adres. Het formulier kan dan bij elke inzending een webhook naar Slim Folderen sturen: Typeform, Tally en Jotform doen dat met “Webhook on submit”, en met eigen code roept u de webhook vanaf uw server aan, of via Zapier of Make.
De lead krijgt de brochure geadresseerd per post: vóór 15:00 besteld, in Nederland binnen 2 werkdagen op de mat. Uw verkoper belt intussen na en kan in het gesprek naar de brochure verwijzen die onderweg is.
Leads via LinkedIn
Op LinkedIn begint het vaak met een connectieverzoek of een reactie op een bericht. Volg op met een persoonlijk bericht dat aansluit bij wat de ander deed, niet met een verkooppraatje. Is er interesse, vraag dan of u iets mag toesturen. Met de browserextensie van Slim Folderen voor Chrome en Firefox opent u de extensie op het LinkedIn-profiel: naam, bedrijf en plaats staan alvast ingevuld, u vult het adres aan en verstuurt de brochure.
Follow-up na een demo
Na een demo valt het besluit zelden in het gesprek zelf, maar later, in een intern overleg waar u niet bij bent. Stuur nog op de dag van de demo een korte samenvatting: wat u liet zien, welke vragen er waren en de afgesproken vervolgstap met een datum. Vraag wie er nog meer meebeslist, zodat u ook die mensen van informatie kunt voorzien.
Juist hier helpt een brochure per post: uw contactpersoon kan hem doorgeven aan collega’s die de demo niet zagen. Koppel in uw CRM de fase “Demo gehouden” (of hoe die bij u heet) aan een webhook-campagne, dan verstuurt Slim Folderen de brochure automatisch, via een webhook, Zapier, Make of de REST API. Staat de demo in Google Agenda of Outlook, dan kunt u de brochure ook vooraf versturen via de agendakoppeling; daar bevestigt u elke zending zelf.
Waar een fysieke brochure het verschil maakt
- Als er meer mensen beslissen dan u spreekt: een brochure gaat van bureau naar bureau
- Bij een langer traject, waarin een lead weken tussen twee gesprekken zit
- Na een demo of offerte, wanneer de lead uw aanbod naast dat van anderen legt
- Bij leads die niet op mail reageren: een geadresseerde envelop komt op een andere plek binnen
- Bij het heropenen van oude leads of verloren deals, met een actuele brochure
Een brochure vervangt het gesprek niet, maar maakt het volgende gesprek makkelijker. Plan uw telefoontje na de verwachte bezorging en verwijs naar de pagina die bij de vraag van de lead past.
Bedrijven met een KvK-nummer krijgen één gratis proefzending (tot 8 pagina's). Zo ziet u eerst zelf hoe uw brochure aankomt, voordat u hem naar leads stuurt.
Klaar om te printen en versturen?
Bereken de prijs, check gratis uw PDF of maak een zakelijk account aan. Bedrijven met een KvK-nummer krijgen één gratis proefzending (tot 8 pagina's).